Borging van de datakwaliteit voor, tijdens en na invaren is een belangrijk onderdeel van de overstap naar het nieuwe pensioenstelsel. We spreken Robert Meulenbroek erover. Hij begeleidt pensioenfondsen bij de risico-inventarisatie en de risicobeoordeling. In 3 stappen gaat hij samen met besturen via een inventarisatie op weg naar een beoordeling. Vooraf heeft Robert 80% van het werk gedaan. “Het allerleukste vind ik dat je vanaf dat punt samen met een pensioenfonds optrekt. Ik kan laten zien dat de datakwaliteit bij Achmea Pensioenservices behoorlijk op orde is. Het resultaat van de samenwerking is bovendien een document waarmee het fonds met vertrouwen naar de toezichthouder kan.”

Kunnen laten zien dat je in control bent
Waar houdt mijn verantwoordelijkheid op en begint de verantwoordelijkheid van de uitvoeringsorganisatie? Dat is een vraag die pensioenfondsbestuurders bezighoudt. Robert Meulenbroek weet hoe het voelt. Hij werkt namelijk niet alleen als risicomanagementadviseur van pensioenfondsen voor Achmea Pensioenservices, maar is ook zelf voorzitter van een pensioenfondsbestuur. Hij duikt als risicomanagement adviseur in fase 2 van het kader Datakwaliteit van de Pensioenfederatie: de risico-inventarisatie en -beoordeling. Dat kader bestaat in totaal uit zes fasen. Robert: “Fase 2: Risico-inventarisatie en -beoordeling is een essentieel onderdeel van het stappenplan. Daar komen risicomanagement en uitvoering samen. Ik gebruik de standaarden die we hanteren bij onze advisering aan pensioenfondsen over hun risicomanagement. We combineren deze met de standaarden voor de risicobeheersing van onze eigen APS uitvoering. Hierdoor ontstaat een krachtig samenspel tussen enerzijds de kennis en ervaring vanuit het pensioenfonds en anderzijds de kennis en ervaring vanuit de dagelijkse operatie.”

Stap 1: Samen met het pensioenfonds stellen we de risico-indicatoren vast
Robert rondde inmiddels samen met 2 pensioenfondsen de inventarisatie en beoordeling volledig af. Met meerdere andere pensioenfondsen zit hij nu ergens midden in het traject. Robert: “We gaan steeds een intensief proces in.” Uit het kader van de Pensioenfederatie halen we de opsomming van risico-indicatoren die het pensioenfonds vast moet stellen. Pensioenfonds en pensioenspecialisten van Achmea Pensioenservices vullen elkaar daarbij aan om een zoveel als mogelijk complete lijst aan mogelijke risico-indicatoren te krijgen. Die indicatoren hangen samen met het profiel en de kenmerken van het pensioenfonds, met het datakwaliteitsbeheersingsraamwerk en met het profiel van de deelnemers. En ze houden rekening met gebeurtenissen, klachten en incidenten uit het verleden die van invloed zijn op datakwaliteit.

Stap 2: De tijdshorizon en de risicoanalyse datakwaliteit invaren
Het is zinvol te kijken naar een datum in het verleden waarvan met een grote mate van zekerheid weten dat de datakwaliteit op orde was. In de risicoanalyse duiden we gezamenlijk het risico en de aanwezige beheersmaatregelen. Plus de nog door het pensioenfonds te ondernemen acties. We focussen daarbij op Interne governance en Operationeel risico. Als sluitstuk van de risicoanalyse stellen we de Maximaal Toegestane Afwijking vast. Dat is de risicobereidheid van het pensioenfonds voor datakwaliteit. Dat drukken we uit in een percentage van de pensioenaanspraak of in een absoluut bedrag.

Stap 3: De vertaalslag naar de risicoanalyse Kritieke Data Elementen
Onderdeel van ons datakwaliteitsbeleid en dat van het pensioenfonds zijn de Kritieke Data Elementen (KDE). We matchen in de risicoanalyse onze KDE met die van het pensioenfonds. We stellen een overzicht op met de mate van risicobeheersing per element. Input vanuit de pensioenspecialisten van Achmea Pensioenservices is hierbij leidend. Zij werken dagelijks voor het pensioenfonds. Ook geven we een inschatting van het netto risico vanuit Achmea plus een motivatie van die inschatting. Het geheel bespreken we vervolgens met het pensioenfonds. Zo kan het pensioenfonds een gedegen onderbouwde keuze maken over de aanvullende analyses en deelwaarnemingen in fase 3 van het kader Datakwaliteit van de Pensioenfederatie. De samenwerking tussen risicomanagement, uitvoering en pensioenfondsbestuur komt hier volledig tot zijn recht.

Het resultaat: Stevig in je schoenen bij de verantwoording
In antwoord op de vraag waar bestuurders verantwoordelijk voor zijn, zegt Robert: “De toezichthouder zal formeel stellen dat pensioenfondsbestuurders voor het gehele proces verantwoordelijk zijn. Met de risico-inventarisatie en beoordeling geven we bestuurders een inkijkje in hoe we als Achmea Pensioenservices zorgen voor een goede datakwaliteit. Én we vragen pensioenfondsen om kritisch met ons mee te denken. Nadat het pensioenfonds onze 3 stappen heeft doorlopen kan het pensioenfonds aantoonbaar laten zien in voldoende mate in control te zijn op het gebied van datakwaliteit.”