Bij Achmea Pensioenservices (APS) begeleiden we onze klanten over een breed front in hun transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. Op dit thema werken onze teams van Actuarieel Advies, Bestuursadvies en Juridisch Advies nauw samen. In dit artikel lichten we APS Bestuursadvies uit. Welke vragen spelen er bij klanten? En hoe begeleiden we hen? We vragen het aan Karen Castelijns, senior bestuursadviseur, die uitlegt hoe zij haar klant Stichting Pensioenfonds voor Fysiotherapeuten in dit grote overgangsproces begeleidt.

Persoonlijke adviseur
Karen: “Al sinds 2014 werk ik voor deze klant; al die tijd met dezelfde voorzitter. Onze belofte om persoonlijk bestuursadvies te leveren, kunnen we door deze lange relatie met Pensioenfonds Fysiotherapeuten dus dubbel en dwars waarmaken. Op dit moment bedien ik vanuit onze afdeling Bestuursadvies met drie collega’s deze klant, waarbij ik de rol van projectleider heb voor de overgang naar het nieuwe stelsel.”

Lijntjes leggen in het kwadraat
“Vanuit onze afdeling Bestuursadvies leveren we ook bestuursondersteuning. Bij elkaar praat je dan over een omvangrijk menu aan services, waaruit klanten hun keuzes kunnen maken. Dit kan variëren van secretariële en administratieve ondersteuning tot en met beleidsadvisering. Voor deze klant ben ik de spin in het web. Met mijn collega’s plannen en notuleren we vergaderingen plannen, inclusief notuleren, en houden we de fondsdocumenten actueel, de governance dus. Maar we leggen vooral lijntjes. Nu echter, tijdens onze voorbereidingen op het nieuwe contract, ben je lijntjes aan het leggen in het kwadraat. Er is veel meer afstemming nodig om te borgen dat alle partijen zijn aangehaakt. Maar denk ook aan actuarieel advies, de sleutelfunctiehouders, de raad van toezicht of visitatiecommissie. En daarnaast natuurlijk met de toezichthouders DNB en AFM en binnen APS en AIM…. Geen enkele partij mag je overslaan. Als pensioenfonds moet je de belangen van alle belanghebbenden evenwichtig in het proces meenemen, in de eerste plaats de achterban, voor wie je het uiteindelijk allemaal doet.”

Iteratief proces
“Iedere klant is anders. Met andere behoeften en een andere timing naar het nieuwe contract. Daarom maken we vanuit Bestuursadvies geen blauwdruk van de ondersteuning die we specifiek leveren voor dit overgangsproces. Alles is nieuw. Het is een iteratief proces, waarbij je stapje voor stapje vooruitgaat en gebruikmaakt van het voortschrijdend inzicht dat je al doende ontwikkelt. Dit doen we als partnership samen met de klant. Zo stellen we samen met het bestuur een individuele planning op. En binnen APS wisselen we als bestuursadviseurs regelmatig onze ervaringen uit. Het is fijn om zo gevoed te worden. Omdat we vooraan staan in het proces, weten we goed wat er speelt en kunnen we veel met elkaar delen. Daar profiteren klanten natuurlijk ook van.”