In de advocatuur en de bouwwereld bestaat het allang: de opdrachtbevestiging. In de pensioenwereld is het iets nieuws. De opdrachtbevestiging is verplicht en vloeit voort uit het opdrachtaanvaardingsproces. Hiermee krijgt de werkgever, sociale partners of de beroepspensioenvereniging informatie over hoe het pensioenfonds de nieuwe pensioenregeling vorm geeft. En over de gevolgen daarvan voor (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden. De opdrachtbevestiging is eenzijdig en gaat uit van het pensioenfonds.  Het is het sluitstuk van het opdrachtaanvaardingsproces.

Opdrachtaanvaarding sinds 2016 onderdeel besluitvormingsproces
Een pensioenfonds moet de doelstellingen en beleidsuitgangspunten, inclusief de risicohouding vastleggen in beleid. Dit maakt onderdeel uit van het interne besluitvormingsproces van het pensioenfonds. Het bestuur voert hierover overleg met de fondsorganen. Pensioenfondsen gebruiken de doelstellingen en beleidsuitgangspunten om te toetsen of ze de opdracht aanvaarden om de nieuwe pensioenregeling uit te voeren. Het besluit om de opdracht te aanvaarden moet aantoonbaar evenwichtig zijn voor alle betrokken belanghebbenden. Als alles getoetst is, kan het pensioenfonds de vraag beantwoorden of het de uitvoering van een nieuwe pensioenregeling kan aanvaarden. Dit geldt al sinds 2016.

Nieuw in het proces van opdrachtaanvaarding: de opdrachtbevestiging
Het pensioenfonds is per 1 juli 2023 verplicht om de opdracht te bevestigen. Met de opdrachtbevestiging aanvaardt het pensioenfonds de nieuwe opdracht. De meeste pensioenfondsen geven de bevestiging als zij de definitieve invulling van de  nieuwe pensioenregeling helder hebben. Dat is uiterlijk per 1 juli 2025. Het doel is om een gezamenlijk gedragen beeld van de opdracht te bevorderen. Hebben partijen vooraf hetzelfde beeld bij de opdracht én bij de gevolgen van de arbeidsvoorwaardelijke keuzes? Daarnaast brengt de opdrachtbevestiging de door het pensioenfonds gekozen invulling van de opdracht en de onderbouwing daarvan samen. Daar waar de opdrachtaanvaarding vooral ziet op  het interne proces bij het pensioenfonds, ziet de opdrachtbevestiging op de pensioenregeling als geheel. De opdrachtbevestiging gaat dus verder.

Voordeel: geen ruis tussen opdracht en uitvoering
De werkgever, sociale partners of de beroepspensioenvereniging gaan over de inhoud van de nieuwe pensioenregeling. Zij brengen de nieuwe pensioenregeling onder. Bijvoorbeeld bij een pensioenfonds. Het pensioenfonds besluit of en zo ja, hoe het de nieuwe pensioenregeling gaat uitvoeren. Dit gebeurt op detailniveau. Met de opdrachtbevestiging onderbouwt het pensioenfonds hoe zij de uitvoering van de nieuwe pensioenregeling invult. Het gaat daarbij zowel over arbeidsvoorwaardelijke keuzes als over directe bevoegdheden van het pensioenfondsbestuur.

Nadeel: de opdrachtbevestiging is erg gedetailleerd
Het pensioenfonds informeert in de opdrachtbevestiging over de risicohouding, de solidariteits- of risicodelingsreserve en de toedelingsregels, projectierendement en de spreidingssystematiek. Bovendien informeert het pensioenfonds over de overwegingen achter de invulling van de pensioenregeling. En het pensioenfonds laat de samenhang tussen de verschillende onderdelen zien. Denk hierbij aan de vormgeving van de pensioenregeling en hoe deze aansluit op de opdracht en op de eigen doelstellingen en beleidsuitgangspunten. Ook de gevolgen voor de uitvoerbaarheid en uitvoeringskosten maken hier onderdeel van uit. Kortom de informatie in de opdrachtbevestiging moet zowel kwantitatief als kwalitatief gedetailleerd zijn.

Er is gelukkig ruimte voor eigen kenmerken pensioenfonds
De gehele transitie naar het nieuwe pensioenstelsel valt onder het toezicht van DNB en de AFM. Beide toezichthouders publiceerden er diverse beleidsuitingen over. Zo bracht de AFM de leidraad opdrachtbevestiging uit. Pensioenfondsen krijgen de vrijheid om de opdrachtbevestiging aan te laten sluiten op hun unieke situatie. De opdrachtbevestiging is vormvrij. Het pensioenfonds kan zelfs volstaan met verwijzen naar andere documenten. Maar de bevestiging is geen eenmalige exercitie. Elke keer als de opdracht van werkgever, sociale partners of beroepspensioenvereniging ingrijpend wijzigt, is een nieuwe opdrachtbevestiging nodig. En dat is ook nodig als de invulling van de uitvoering  van de pensioenregeling door het pensioenfonds wijzigt.

Opdrachtbevestiging gaat vaker voorkomen, daarom is een apart document handig
Het proces van opdrachtaanvaarding en -bevestiging zorgt er voor dat de neuzen van alle bij pensioen betrokken partijen dezelfde kant op staan. Dat vooraf alle afspraken en de invulling daarvan door het pensioenfonds bekend en duidelijk zijn. Wij zijn voorstander van een apart document. Per slot van rekening informeert het pensioenfonds werkgevers, sociale partners of de beroepspensioenvereniging niet alleen bij een nieuwe opdracht. Het doet dit ook bij een ingrijpende wijziging in de vormgeving  of van de essentiële uitgangspunten van de pensioenregeling. In elk geval als er gevolgen zijn voor de (verwachte) pensioenuitkeringen. Of als de kans bestaat dat de pensioendoelstelling, die de werkgever, sociale partners of de beroepspensioenvereniging  geformuleerd hebben, door het pensioenfonds niet kan worden gehaald.

Praktisch aan de slag
Achmea Pensioenservices helpt u graag op weg in het proces rondom de opdrachtaanvaarding en de opdrachtbevestiging. Wij hebben concrete documenten rondom deze processen. Neem voor meer informatie contact op met Richt Thien.