Bij Achmea Pensioenservices ondersteunen we onze klanten bij de complexe transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. Een van de manieren waarop we dit doen, is via online thema-bijeenkomsten. Interactieve sessies waarin we actuele thema’s bespreken en praktische inzichten delen. Op 23 januari organiseerden wij de themabijeenkomst ‘Operational Readiness’.

De themabijeenkomst werd verzorgd door de volgende experts:

Jerry Woudstra, Senior Manager Klant
Paulien Daniëls, Senior Manager Service Delivery
Edwin Oversteeg, Manager Organisatieontwikkeling Service Delivery
Vera Meijer, Manager Digitale Kanalen
Gijs Berndsen, Senior Manager Communicatie
Susanne Nouwens, Manager Activatie

1. Operational Readiness plan

Hoe zorgen we er samen met onze klanten voor dat we klaar zijn om de eerste fondsen te bedienen binnen de nieuwe pensioenregeling en keten? Paulien Daniëls, Senior Manager Service Delivery gaf in deze themabijeenkomst een uitgebreide toelichting. Het plan beschrijft de belangrijkste activiteiten in aanloop naar, tijdens en na het transitiemoment op 1 juli.

Paulien legt uit. “Dit plan voor de eerste WTP transitie op 1 juli dient als blauwdruk voor toekomstige transities. We hebben veel geleerd van eerdere systeemmigraties, zowel van successen als uitdagingen en deze lessen zijn verwerkt in dit plan. Daarnaast richten we ons niet alleen op de voorbereidingsfase, maar ook op de nazorgfase. Gedurende een periode van zes maanden vindt er intensieve dijkbewaking plaats, waarbij problemen en bevindingen direct worden gesignaleerd en waar nodig worden bijgestuurd.” Verder gingen Paulien en Edwin in op vier kerncriteria om een succesvolle implementatie te waarborgen:

1. Bezetting: Zekerstellen dat er voldoende medewerkers met de juiste kennis en vaardigheden beschikbaar zijn.
2. Implementatie: Een zorgvuldige en beheerste overgang met een implementatiedraaiboek en nazorg (hypercare-plan).
3. Risicobeheersing: Nieuwe beheersmaatregelen en een framework met controles moeten gereed zijn voor livegang.
4. Administratieve organisatie: Processen, werkinstructies en verantwoordelijkheden moeten helder zijn vastgelegd.

2. Pensioencommunicatie: Roadmap & Strokenplanning

Welke onderwerpen zijn afgerond en waar wordt nog aan gewerkt voor diverse fondsen? Vera Meijer, Manager Digitale Kanalen presenteerde in deze themabijeenkomst een update van de roadmap en strokenplanning. De presentatie werd aangevuld met heldere visuals en een demo van de vernieuwde pensioenplanner.

Vera vertelt. “De roadmap en strokenplanning geven een globaal overzicht van de scope en planning van onze projecten. Voor het nieuwe jaar hebben we onze aanpak verder aangescherpt. We wilden meer structuur aanbrengen, gezien het grote aantal onderwerpen waar we aan werken. Het helpt ons om een beter overzicht te houden en onze voortgang effectiever te communiceren.” Vera vult aan. “We werken momenteel aan meerdere onderwerpen tegelijkertijd. Veel van deze projecten zitten al in de bouwfase, wat betekent dat we de voorbereidende fase hebben afgerond. We blijven hard werken aan deze projecten en zullen regelmatig updates blijven geven over onze voortgang.”

3. Pensioencommunicatie: Klantcontactcenter

Hoe kunnen we onze KCC-dienstverlening nog beter laten aansluiten bij de specifieke behoeften? Hiervoor ontwikkelen we flexibele bedieningsconcepten. Binnen deze pakketten maken we onderscheid in kanaalstrategie, inzet van agents en de gewenste deelnemersbeleving. Gijs Berndsen, Senior Manager Communicatie ging met een uitgebreide presentatie dieper op het onderwerp in.

“We streven ernaar de dienstverlening van het KCC beter af te stemmen op de specifieke behoeften van fondsen. Fondsen kunnen rekenen op goed opgeleide KCC-medewerkers, zowel in de pensioenregeling als in klantcontactvaardigheden. Keuzebegeleiding blijft daarbij een belangrijk aandachtspunt. Daarnaast is inzicht in de prestaties van het KCC essentieel. Dit doen we door middel van online dashboarding. Daarom bieden we nóg betere online inzichten en adviseren we proactief om de ambities van het fonds te halen.” Aldus Gijs.

4. Pensioencommunicatie: Communicatiereis transitieperiode

Wat zijn belangrijke ontwikkelingen en uitingen voor deelnemers gedurende de transitieperiode? We zijn het afgelopen jaar hard bezig geweest met het uitwerken van de verschillende onderdelen. Susanne Nouwens, Manager Activatie gaf een beknopte en heldere toelichting.

“We hebben een detailplanning opgesteld waarin alle noodzakelijke stappen voor de verschillende communicatiestromen per fonds inzichtelijk zijn gemaakt. Dit proces wordt per fonds opnieuw uitgevoerd op basis van de regeling. Ook hebben we de planning geoptimaliseerd voor het actualiseren van alle websites. Het is essentieel dat de website op het moment van transitie up-to-date is en de juiste informatie bevat die aansluit bij de nieuwe regeling.”
Susanne vult aan. “We zijn druk bezig met het analyseren en actualiseren van procesbrieven die veranderen door de nieuwe regelingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan brieven voor de processen pensioneren, waardeoverdracht en scheiding. Voor de first movers zijn deze aanpassingen afgelopen jaar al doorgevoerd. Om deelnemers goed mee te nemen in de transitie hebben we meerdere white label communicatiecampagnes ontwikkeld, die fondsspecifiek kunnen worden aangepast. Het mooie is dat we op basis van data deze campagnes blijven doorontwikkelen. Zo kunnen we de campagnes beter afstemmen op de informatiebehoeften van deelnemers en de effectiviteit van de campagnes vergroten.

Over onze themabijeenkomst

Onze online themasessies maken complexe materie toegankelijk en zorgen ervoor dat klanten actief betrokken blijven. Onze experts bespreken de belangrijkste thema’s die op ons afkomen en leven bij onze klanten. Daarnaast besteden we uitgebreid aandacht aan vragen en bieden we praktische handvatten. Zo zorgen we ervoor dat klanten niet alleen goed geïnformeerd zijn, maar ook actief kunnen meedenken over de impact van de veranderingen.

Heeft u vragen of wilt u meer weten? Stuur ons dan een e-mail. Schrijf u in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze volgende themabijeenkomst.