Privacy statement
Uw gegevens in vertrouwde handen
Achmea Pensioenservices (APS) voert als pensioenuitvoeringsorganisatie de administratie uit voor pensioenfondsen en beroepspensioenverenigingen die klant zijn bij APS. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat wij met uw persoonsgegevens doen. En wat uw rechten zijn. Zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn.
Welke gegevens gebruikt APS?
Pensioenfondsen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van uw pensioenregeling. Onze klanten hebben deze uitvoering voor een deel aan ons uitbesteed. Om uw pensioen goed te regelen, hebben wij uw persoonsgegevens nodig. En vaak ook die van uw partner. Bijvoorbeeld naam, adres en geboortedatum. We verwerken daarnaast onder andere uw burgerservicenummer (BSN) en gegevens over uw inkomen en dienstverband en over uw pensioen. Wij zorgen ook voor de betaling van de pensioenen. Daarvoor gebruiken en bewaren (verwerken) wij uw persoonsgegevens. Wij houden ons daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aan de Gedragslijn Verwerking Persoonsgegevens Pensioenfondsen. Het pensioenfonds is verantwoordelijk voor een goede verwerking en beveiliging van uw persoonsgegevens. Dit geldt ook als het pensioenfonds gedeelten van de verwerking uitbesteedt aan derde partijen.
Wij gebruiken ook cookies
Met cookies kunnen wij u informatie laten zien of sturen die wij belangrijk vinden voor de onze dienstverlening. Een cookie is een bestand op uw computer dat onthoudt wat u op onze website doet. Wij volgen bijvoorbeeld de manier waarop u gebruik maakt van onze digitale communicatie. Op onze website gebruiken wij cookies. Wij gebruiken deze cookies bijvoorbeeld om de website te verbeteren en (afhankelijk van de cookies die u accepteert) om te zien wat u op onze website doet en bekijkt. Meer informatie over cookies leest u in de cookieverklaring van APS.
We slaan het klikgedrag in e-mails voor de nieuwsbrief op. Zo kunnen we zien hoe vaak een e mail is geopend, op welke artikelen er is geklikt en welk besturingssysteem is gebruikt. Deze informatie gebruiken wij uitsluitend voor analysedoeleinden om onze informatie naar deelnemers te verbeteren.
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens
Wij gebruiken uw persoonsgegevens om uw pensioen uit te voeren, omdat uw pensioenfonds dit aan ons heeft uitbesteed. Wij verzorgen uw pensioen vanaf de opbouw tot en met de uitkering, aan u of aan uw nabestaanden. Verder krijgt u regelmatig informatie van ons over uw pensioen. Bijvoorbeeld als uw pensioenregeling verandert. Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die wij hiervoor nodig hebben. Wij verwerken ook persoonsgegevens als dat nodig om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, zoals het toetsen of u op een sanctielijst staat. Hebben wij om andere redenen uw persoonsgegevens nodig? Dan vragen wij eerst om uw toestemming.
Welke contactmomenten leggen wij vast?
Voor de uitvoering van uw pensioenregeling namens uw pensioenfonds l eggen wij vast wanneer u en het pensioenfonds communicatie¬momenten met elkaar hebben gehad. We leggen bijvoorbeeld telefoongesprekken en chats vast, en brieven en e-mails die wij sturen en van u ontvangen.
Als u de website van APS zelf bezoekt, leggen wij vast:
- digitale berichten die wij sturen en van u ontvangen.
- wat u op onze websites doet en bekijkt.
- ons contact via social media, zoals Linkedin.
Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?
Als wij uw gegevens verwerken voor de uitvoering van uw pensioenregeling, dan is het pensioenfonds verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Nadere informatie over deze verwerking kunt u vinden in de privacyverklaring van uw pensioenfonds.
Als u de website van APS bezoekt, dan is Achmea B.V. verantwoordelijk voor een juiste verwerking van uw gegevens. Achmea Pensioenservices is een merk van Achmea. Achmea B.V.
Van wie krijgen wij uw gegevens en met wie delen wij die?
Wij wisselen met verschillende partijen persoonsgegevens uit in het kader van uw deelname aan de pensioenregeling die wij voor uw pensioenfonds uitvoeren. Wij krijgen bijvoorbeeld persoonsgegevens van uw werkgever als hij u aanmeldt voor de pensioenregeling. Via de Basisregistratie Personen werken wij bepaalde gegevens steeds bij. Daardoor hoeft u veel belangrijke veranderingen in uw persoonlijke situatie niet zelf aan ons door te geven. Bijvoorbeeld een verhuizing of een echtscheiding. Wij ontvangen ook gegevens van uzelf, bijvoorbeeld bij samenwonen of bij een huwelijk in het buitenland. Raakt u tijdens uw deelname arbeidsongeschikt? Dan verwerken wij ook gegevens waaruit de mate van arbeidsongeschiktheid blijkt. Hiervoor zijn wij afhankelijk van de informatie die u of het UWV ons stuurt. Wij verwerken geen andere medische informatie.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden, tenzij u ons daar schriftelijk toestemming voor geeft of als daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
Hoe zorgen wij dat uw gegevens veilig zijn bij ons?
Wij nemen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en we doen dit volgens de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. In algemene zin zijn onze website, en IT-systemen zijn goed beveiligd. En wij nemen steeds maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Een voorbeeld van een technische maatregel is dat we uw digitale gegevens alleen in versleutelde vorm verzenden, zodat alleen u toegang hebt tot deze gegevens. Een voorbeeld van een organisatorische maatregel is dat alleen bevoegde medewerkers uw gegevens mogen inzien. Deze medewerkers hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is om hun taken uit te voeren.
Wij bewaren uw gegevens zolang wij die nodig hebben. Of zolang verplicht is voor de wet. Wij bewaren uw persoonsgegevens uw hele leven lang en ook nog daarna. Want (ex-)partners en kinderen kunnen soms nog jaren geld krijgen vanuit uw pensioen. Wij bewaren een groot deel van uw gegevens standaard voor een periode van 100 jaar. Dit doen we namens pensioenfondsen die klant zijn bij ons. Als een pensioenfonds geen klant meer bij ons is, verwijderen wij uw persoonsgegevens als wij die niet meer nodig hebben.
Uw rechten zijn in de wet geregeld. U kunt een verzoek doen om:
- uw persoonsgegevens in te zien. U vindt veel gegevens ook op uw persoonlijke portaal van het pensioenfonds waar u pensioenrechten heeft opgebouwd.
- uw persoonsgegevens te veranderen als die niet kloppen. Behalve als de gegevens die wij via de Basisregistratie Personen ontvangen niet juist zijn. U kunt uw gegevens dan zelf laten aanpassen bij de gemeente.
- niet al uw persoonsgegevens te verwerken of uw toestemming in te trekken.
- uw persoonsgegevens door te geven aan een andere organisatie. Bijvoorbeeld als u een verzoek tot waardeoverdracht van uw pensioen doet.
Let op: als wij uw gegevens verwerken namens uw pensioenfonds kunnen niet altijd doen wat u vraagt. Bijvoorbeeld als wij uw persoonsgegevens nodig hebben om uw pensioen te regelen.
Laat ons weten als u gebruik wilt maken van uw rechten
Gaat uw verzoek over de verwerking van persoonsgegevens die wij namens uw pensioenfonds uitvoeren? Stuur dan een e-mail of brief naar het pensioenfonds. U vindt de contactgegevens op de website van het pensioenfonds.
Gaat uw verzoek om de persoonsgegevens die APS zelf verwerkt? Stuur dan een e-mail naar aps@achmea.nl.
Voordat we uw verzoek in behandeling nemen, stellen we uw identiteit vast. We kunnen u daarom vragen om een kopie van uw paspoort, rijbewijs of identiteitskaart toe te sturen. Wilt u in dat geval uw burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onherkenbaar maken? Wij bewaren de kopie van uw identiteitsbewijs 2 jaar.
Wij reageren binnen 4 weken op uw e-mail of brief. Behalve als het niet lukt om op tijd aan uw verzoek te voldoen. In dat geval laten we u weten wanneer u antwoord van ons krijgt. Eerst kijken wij of uw identiteit klopt. Daarna beantwoorden wij uw vraag.
Hebt u een vraag, tip of klacht?
Stuur een e-mail naar de Functionaris Gegevensbescherming van Achmea via privacymanager@achmea.nl. U kunt ook een brief sturen naar:
Achmea B.V.
t.a.v. de Privacy manager
Compliance
Postbus 866
3700 AW Zeist
Komen wij er samen niet uit? Leg uw klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wij kunnen deze privacyverklaring veranderen
Dat kan bijvoorbeeld als er iets verandert in de wetten of regels. Of als wij nieuwe producten of diensten ontwikkelen. Op onze website vindt u altijd de laatste versie. Deze laatste versie is van 20 februari 2024.